Gebr. Bodegraven B.V.

Producent van kunststof- en metaalverbindingen voor de bouw.

Gebr. Bodegraven B.V. produceert verbindingen van metaal en kunststof voor bedrijven in de bouwwereld. Het assortiment van Gebr. Bodegraven is onderverdeeld in zes productgroepen: bouwverankering, spouwverankering, houtverbindingen, tuinbeslag, klein ijzerwaren en overige producten. Alle productgroepen zijn opgenomen in de catalogus die Gebr. Bodegraven uitgeeft.

Situatie voor Guidance

De catalogus van Gebr. Bodegraven werd tot 2008 handmatig in InDesign gemaakt. Het maken van deze catalogus was voor de commercieel technisch adviseur een nevenactiviteit die teveel tijd in zijn reeds drukbezette agenda in beslag nam. Want ondanks het feit dat alle productinformatie al in het ERP systeem Navision beschikbaar was, duurde het maken van de ruim 80 pagina's dikke catalogus toch nog maanden.
Na een bezoek aan één van de Guidance seminars waar de mogelijkheden van database publishing werden getoond, is het balletje gaan rollen en werd er besloten te gaan werken met Catalogger.

Knelpunten

Te weinig tijd om de catalogus met de hand te maken;
Met de hand maken van catalogus was foutgevoelig.

Wensen:

De productie van de catalogus zoveel mogelijk te automatiseren;
Makkelijker deelcatalogi uitbrengen;
Gemakkelijk publiceren in verschillende talen;
Koppeling ERP naar catalogus.

Oplossingen + producten

Gebr. Bodegraven heeft gekozen voor Catalogger voor het automatisch publiceren van hun catalogus.

Catalogus

De catalogus van Gebr. Bodegraven wordt gebruikt door de ijzerwarenhandel en aannemers. Omdat Gebr. Bodegraven alle productinformatie al heeft ondergebracht in het ERP systeem Navision, wordt Catalogger enkel gebruikt voor het automatisch opmaken van de catalogus in Adobe FrameMaker. Hiervoor wordt er een exportbestand met alle informatie gemaakt vanuit Navision dat wordt ingeladen in Catalogger. Vervolgens wordt de catalogus automatisch vanuit Catalogger gegenereerd. Tijdens deze generatie wordt een volledig FrameMaker bestand opgebouwd met alle foto's, lijntekeningen, technische tekeningen en artikeltabellen. Per hoofdstuk worden de wisselende hoofdstukkleuren automatisch toegekend. Tevens komt er op de zijkant van iedere pagina een blokje in de kleur van het hoofdstuk. De catalogus bestaat uit zes hoofdstukken gelijk aan de zes productgroepen. Dit blokje verspringt per hoofdstuk. Hierdoor kan de gebruiker gemakkelijk de catalogus openen bij het gewenste hoofdstuk.

Bij Gebr. Bodegraven wordt de productinformatie door 2 mensen beheerd. Zodra er nieuwe artikelen aan het productassortiment toegevoegd worden, worden deze ook direct opgenomen in het ERP systeem. Hierdoor kan er op ieder moment de meest actuele productinformatie gepubliceerd worden. De catalogus wordt één keer per jaar gedrukt. In de tussentijd wordt de meest actuele versie van de catalogus als PDF-document op de website geplaatst. Hier kunnen klanten de catalogus zelf downloaden.

Gebr. Bodegraven wil in de toekomst de catalogus naast het Nederlands ook in het Duits, Frans en Engels uitbrengen. Wanneer de catalogus in een andere taal geproduceerd moet worden, wordt er een ander exportbestand gemaakt vanuit Navision. De Catalogger generatie blijft gelijk. Afgelopen weken is er de eerste proefversie in het Duits gemaakt.

Behaalde voordelen

Door gebruik te maken van Guidance oplossingen behaalde Gebr. Bodegraven de volgende voordelen:

Tijdsbesparing: de catalogus wordt nu in een dag of anderhalf gemaakt (in plaats van maanden);
Kwaliteit wordt gewaarborgd: de catalogus is een exacte kopie van het ERP systeem, geen fouten meer;
Tijdsbesparing: data hoeft maar één keer ingevoerd te worden in het ERP systeem;
Catalogi in meerdere talen worden zonder extra inspanning gemaakt.

Toekomstplannen

Door gebruik te maken van Catalogger kunnen ook deelcatalogi heel snel geproduceerd worden, dit is iets waar Gebr. Bodegraven in de toekomst nog gebruik van wil gaan maken. Daarnaast gaat Gebr. Bodegraven in de toekomst dus hun catalogus ook in het Engels, Duits en Frans uitbrengen.

Reactie Gebr. Bodegraven:

Marcel Staring (commercieel technisch adviseur bij Gebr. Bodegraven): "Waar ik voorheen een maand bezig was om de catalogus te maken kost het me nu nog maar anderhalve dag. Dat is een enorme tijdsbesparing en past prima in onze denkwijze sneller efficiënter beter."

Portfolio